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Vaincre l’enfer du reporting

Vaincre l’enfer du reporting

mercredi 14 janvier 2015
Author: Anne-Cécile Fouchard

Près de 2/3 des salariés trouvent que le reporting représente trop de travail (Source : APEC). Et même si on n’améliore que ce que l’on mesure, et que le pilotage des performances est essentiel pour une entreprise, le reporting peut vite devenir une activité chronophage et même un cauchemar pour certains.

Près de 2/3 des salariés trouvent que le reporting représente trop de travail (Source : APEC). Et même si on n’améliore que ce que l’on mesure, et que le pilotage des performances est essentiel pour une entreprise, le reporting peut vite devenir une activité chronophage et même un cauchemar pour certains. Les managers Français y passeraient en moyenne 40% de leur temps. Si Excel est souvent l’outil le plus utilisé pour le reporting et le pilotage des performances, il n’est pas toujours le plus adapté. Il est vrai qu’au départ pour créer ses tableaux de bord et indicateurs dans son coin il peut sembler simple et rapide d’utilisation. Il devient vite difficile de suivre la cadence lorsqu’il faut compiler de multiples sources de données ou partager les résultats avec son équipe.

Rassembler les données de sources multiples

Pour avoir un reporting complet qui prenne en compte toutes les informations nécessaires et qui vous permette d’obtenir vos indicateurs de performance, vous avez besoin de compiler des données venant de la CRM, de votre logiciel financier, les données concernant le trafic de votre site web mais également plusieurs autres rapports que vos collègues vous transmettent chaque mois par export Excel. Vous passez des heures à récupérer les données, à les mettre dans le bon format et à les compiler pour en obtenir ce que vous souhaitez. Autant de temps que vous auriez aimé passer à autre chose ! 

Réponse : L’utilisation de solutions de tableaux de bord de business intelligence peut vous aider à automatiser ce procédé en se connectant à vos sources de données multiples pour les réunir en un seul et même endroit. Finies les heures passées à regrouper vos données ! Vous définissez dès le départ les indicateurs de performance à surveiller puis ils sont directement accessibles en vous connectant à vos tableaux tableaux de bord. Il vous suffit de l’exporter en pdf si vous souhaitez l’envoyer à votre direction chaque mois. Vous pouvez passer l’essentiel de votre temps à ce qui compte vraiment : l’analyse de vos indicateurs de performances et la prise de décision

S’assurer de la véracité des résultats

Avec vos sources de données multiples, vos tableurs Excel deviennent énormes, les onglets se multiplient et les erreurs sont de plus en plus difficiles à détecter. Vous réalisez que si vous vous trompez sur une seule petite cellule, vos analyses seront totalement faussées. Vous passez des heures à revoir les résultats pour être sûr que tout est en ordre pour vous apercevoir le lendemain que la somme contenue dans la cellule Z159 ne prends pas en compte la ligne A156 et fausse votre jugement.

Réponse : Utiliser une solution de tableaux de bord de reporting permet de réduire considérablement les erreurs liées au calcul dans vos indicateurs. Une fois configuré, le calcul de vos indicateurs est mis à jour en temps réel. Il ne vous reste plus qu’a vous connecter pour observer les tendances 

Avoir une vision commune des résultats

Après avoir passé des heures à préparer votre reporting mensuel, lorsque vous arrivez en réunion personne ne semble d’accord sur les chiffres. Chacun a sa propre version préparée sur un tableur Excel. Entre le moment ou vous avez reçu ces chiffres et le moment ou vous les avez présentés, chacun a fait ses propres modifications sur ses documents, modifications, dont vous n’étiez pas au courant. Vous passez la réunion à essayer de vous mettre d’accord sur les chiffres.

Réponse : Mettez-vous d’accord une fois pour toutes sur des indicateurs de performance communs afin de les retranscrire dans une solution de tableaux de bord collaborative. Ce type de solution permet à une équipe de partager une vision commune des résultats. Tout le monde a accès aux mêmes informations en temps réel et certaines solutions permettent même de commenter en direct les performances grâce à une fonction de chat sur le tableau de bord.

En résumé, l’utilisation d’un logiciel de tableaux de bord peut vous éviter une perte de temps considérable et vous faire gagner en productivité. Attention toutefois à bien respecter les règles d’or pour que votre projet soit un succès !

 

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